Zaczęło się w styczniu 2026 r. Miliony Polaków dostają listy z ZUS. Lepiej sprawdź, czy masz dług

Labirynt składek. Co przedsiębiorca płaci do ZUS?

Zanim zajrzymy do korespondencji z urzędu, warto zrozumieć, dlaczego system rozliczeń jest tak skomplikowany, że wymaga corocznych podsumowań. Polski przedsiębiorca, co miesiąc wykonując tzw. "jeden przelew" na indywidualny numer rachunku składkowego (NRS), w rzeczywistości opłaca szereg różnych funduszy. ZUS pełni tu rolę swoistego dystrybutora, który dzieli wpłaconą kwotę na poszczególne "szufladki".

Co składa się na ten obowiązek?

• Ubezpieczenia społeczne: To filar systemu. Składka emerytalna (na naszą przyszłość), rentowa (na wypadek niezdolności do pracy), chorobowa (dobrowolna, ale dająca prawo do L4) oraz wypadkowa.
• Ubezpieczenie zdrowotne: Najbardziej kontrowersyjna część daniny. Od czasu reform podatkowych sprzed kilku lat, jej wysokość i sposób rozliczania (ryczałt, skala, liniówka) sprawiają płatnikom najwięcej problemów. To właśnie tu najczęściej dochodzi do pomyłek w wyliczeniach.
• Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy: Składki na walkę z bezrobociem i wsparcie osób niepełnosprawnych.

W gąszczu zmieniających się przepisów, ulg (takich jak Mały ZUS Plus czy Ulga na Start) oraz skomplikowanego wyliczania składki zdrowotnej, o pomyłkę nietrudno. Wystarczy błędnie wpisana podstawa w deklaracji DRA, by na koniec roku bilans się nie zgadzał.

Fot. ARKADIUSZ ZIOLEK/East News

Wielka akcja informacyjna ZUS. 3,4 miliona wiadomości

Właśnie dlatego ZUS raz w roku przygotowuje "Informację o stanie rozliczeń". W 2026 roku proces ten ruszył tuż po Nowym Roku. Urzędnicy przeanalizowali wpłaty dokonane przez płatników w całym 2025 roku i zestawili je z deklaracjami, które przedsiębiorcy składali co miesiąc.

W efekcie, do około 3,4 miliona płatników składek wysyłana jest informacja zwrotna. Nie jest to jednak zwykły newsletter. To dokument o potężnym znaczeniu prawno-finansowym. Przedsiębiorca dowiaduje się z niego jednego z trzech scenariuszy:

1. Saldo zerowe: Wszystko się zgadza, wpłaty pokryły zobowiązania co do grosza. To scenariusz idealny.
2. Niedopłata (Saldo debetowe): Na koncie płatnika brakuje środków. Oznacza to dług wobec państwa.
3. Nadpłata (Saldo kredytowe): Przedsiębiorca wpłacił więcej, niż wynikało to z deklaracji.

Większość tych informacji trafia na profil płatnika na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Warto tam zajrzeć, nawet jeśli wydaje nam się, że nasze księgi są prowadzone wzorowo.

Masz niedopłatę? Reaguj natychmiast, licznik bije

Najgorszą wiadomością, jaką można odczytać w styczniu 2026 roku, jest informacja o niedopłacie. Nawet niewielka kwota, rzędu kilku czy kilkunastu złotych, jest traktowana jako zaległość.

Co to oznacza w praktyce? Niedopłata w ZUS to nie tylko konieczność zwrotu długu. To także rosnące odsetki za zwłokę. Jeśli niedopłata wynika z błędu sprzed kilku miesięcy, odsetki są naliczane od dnia, w którym składka powinna była zostać opłacona. Ponadto, posiadanie zaległości w ZUS blokuje możliwość uzyskania zaświadczenia o niezaleganiu, które jest niezbędne np. przy braniu leasingu, kredytu firmowego czy startowaniu w przetargach publicznych.

Co zrobić? Eksperci są zgodni: dług należy spłacić niezwłocznie. Najprostszym rozwiązaniem jest doliczenie brakującej kwoty (wraz z należnymi odsetkami – warto skorzystać z kalkulatora odsetkowego dostępnego na stronie ZUS) do najbliższego przelewu za bieżące składki. Jeśli kwota niedopłaty jest duża i przekracza możliwości finansowe firmy, należy jak najszybciej skontaktować się z doradcą ZUS w celu rozłożenia długu na raty. Ignorowanie pisma to prosta droga do egzekucji komorniczej z konta firmowego.

Nadpłata na koncie. Czy dostaniesz zwrot gotówki?

Trzeci scenariusz to miła niespodzianka – nadpłata. Okazuje się, że w 2025 roku przelaliśmy na konto ZUS więcej pieniędzy, niż było to konieczne. Może to wynikać z korekt deklaracji, błędnego wyliczenia składki zdrowotnej lub po prostu pomyłki w przelewie.

Co dzieje się z tymi pieniędzmi? ZUS nie przelewa ich automatycznie na nasze konto bankowe "z automatu" po wygenerowaniu raportu, ale też ich nie zabiera. Mamy dwie ścieżki:

1. Zaliczenie na poczet przyszłych składek: To opcja domyślna. Jeśli nie zrobimy nic, ZUS po prostu pomniejszy naszą najbliższą należność o kwotę nadpłaty. Oznacza to, że w lutym 2026 r. zapłacimy po prostu mniejszy przelew.
2. Zwrot pieniędzy: Jeśli chcemy odzyskać gotówkę, musimy złożyć wniosek o zwrot nadpłaty (formularz RZS-P). Można to zrobić kilkoma kliknięciami na PUE ZUS.

Ważny warunek: ZUS zwróci pieniądze tylko wtedy, gdy na koncie nie ma żadnych innych zaległości. Jeśli mamy nadpłatę na funduszu społecznym, ale dług na zdrowotnym – pieniądze zostaną przesunięte na pokrycie długu.

Początek roku to czas porządków. Zaloguj się na PUE ZUS już dziś. Wiedza o tym, czy jesteś na plusie, czy na minusie, pozwoli Ci wejść w rok 2026 z czystą kartą i spokojną głową. W relacjach z ZUS-em zasada "niewiedza szkodzi" sprawdza się bowiem podwójnie.