Świąteczne dylematy pracodawców: jak bezpiecznie finansować prezenty dla pracowników i Wigilie z ZFŚS?

dr Magdalena Rycak, radca prawny w Rycak Kancelaria Prawa Pracy i HR, dyrektor Instytutu Zatrudnienia i Work-Life Balance w Uczelni Łazarskiego

Artykuł 16 kodeksu pracy stanowi, że pracodawca powinien zaspokajać, stosownie do możliwości i warunków, potrzeby bytowe, socjalne i kulturalne pracowników. Ten obowiązek został skonkretyzowany w art. 94 pkt 8 k.p., zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników.

Równo czy sprawiedliwie? Jak zgodnie z prawem wydawać środki ZFŚS na prezenty świąteczne dla pracowników?

Z kolei ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z 4 marca 1994 r. (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288) określa zasady gospodarowania środkami funduszu, w tym na działalność socjalną, która obejmuje między innymi świadczenia pieniężne na okres Świąt Bożego Narodzenia.

Ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a także reguły gospodarowania środkami tego funduszu. Definiuje w art. 2 pkt 1, że działalność socjalna to usługi świadczone przez zakłady pracy na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej - a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

W tym przepisie wyróżnić można więc dwa rodzaje świadczeń ze względu na ich adresatów: tzw. ulgowe, które są przyznawane indywidualnie, oraz tzw. nieulgowe, przyznawane grupowo. Świadczenia ulgowe to te, które są udzielane pracownikom na podstawie indywidualnej oceny ich sytuacji życiowej, rodzinnej czy materialnej. Przykładami mogą być pomoc finansowa w przypadku trudnej sytuacji życiowej lub dofinansowanie wypoczynku. Kluczowe w tych przypadkach jest dostosowanie wsparcia do konkretnej sytuacji pracownika.

Z kolei świadczenia nieulgowe to te, które są oferowane grupowo, bez indywidualnej analizy sytuacji każdego z pracowników. Należą do nich na przykład firmowe imprezy integracyjne czy też dostęp do obiektów sportowych. W tych przypadkach chodzi o budowanie lepszej atmosfery w pracy, integrację zespołu oraz rozwój kompetencji pracowników.

Definicja działalności socjalnej daje pracodawcom możliwość wręczania ze środków funduszu m.in. świadczeń pieniężnych finansowych z okazji Świąt Bożego Narodzenia z tytułu zwiększonych wydatków w tym okresie. Jednak warunkiem umożliwiającym ich przyznanie jest zapisanie takich form pomocy w regulaminie funduszu oraz określenie trybu ich przyznawania (czy przyznanie następuje np. na wniosek osoby uprawnionej, czy też z inicjatywy pracodawcy).

W myśl art. 8 ust. 1 i 2 ustawy przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Ustawa nie nakazuje pracodawcy formułowania określonych kryteriów, nie formułuje też procedury dysponowania środkami funduszu, pozostawiając te kwestie dobrowolnej decyzji pracodawcy. Stawia jedynie wymóg uzależniania świadczeń z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz wymóg określenia zasad i warunków korzystania ze środków funduszu.

Brzmienie art. 8 ust. 1 ustawy nie upoważnia do przyznawania osobom uprawnionym prawa do świadczeń socjalnych w takiej samej wysokości, gdyż przepis ten wyraźnie określa związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia a łącznie rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej (potwierdza to wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 3 września 2015 r., sygn. akt III AUa 679/14).

Często w praktyce bywa tak, że ZUS nakazuje pracodawcy zapłatę zaległych składek od świadczeń pochodzących z ZFŚS, przyznanych uprawnionym w równej wartości, bez analizy ich indywidualnej sytuacji życiowej. Pracodawcy powinni więc podejść z rozwagą do kwestii finansowania prezentów świątecznych ze środków ZFŚS, mając na uwadze przede wszystkim indywidualną sytuację każdego z pracowników, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych.

Najnowsze „trendy” w orzecznictwie: Wigilie firmowe finansowane z ZFŚS

Zgodnie z najnowszą wiodącą linią orzeczniczą Sądu Najwyższego oraz sądów apelacyjnych pracodawcy mają możliwość organizacji Wigilii zakładowych finansowanych ze środków ZFŚS, pod warunkiem że zostanie to uwzględnione w regulaminie funduszu i zostanie połączone z jakąś „atrakcją” kulturalno-oświatową, typu koncert, kulig czy jasełka.

Kluczowe jest, aby takie działania były zgodne z definicją działalności socjalnej i dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników. Wydatki na tego rodzaju inicjatywy nie podlegają opodatkowaniu i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, co czyni je atrakcyjnym rozwiązaniem dla pracodawców chcących zorganizować integracyjne spotkania świąteczne bez dodatkowych obciążeń dla budżetów ich przedsiębiorstw.

Przykładowo, w wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 13 maja 2015 r. (sygn. akt III AUa 42/15) wskazuje się, że działalność socjalna pracodawcy może obejmować przedsięwzięcia wspólne dla większej liczby uprawnionych. Tym samym, organizacja Wigilii zakładowej, jeśli połączy się ją np. z koncertem albo udziałem w przedstawieniu teatralnym, np. w jasełkach, może być uznana za działalność socjalną, gdyż ustawodawca uznał, że działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców, w tym także zbiorowe formy działalności.

Podobnie, według stanowiska Sądu Najwyższego wyrażonego w wyroku z 10 lipca 2014 r. (sygn. akt II UK 472/13) działalność socjalna pracodawcy może być ukierunkowana nie tylko na indywidualnego pracownika, ale także na większą liczbę uprawnionych. W niektórych przypadkach może to oznaczać, że stosowanie kryteriów socjalnych przy przyznawaniu świadczeń z funduszu nie jest konieczne. Odstąpienie od tych kryteriów powinno być jednak zjawiskiem wyjątkowym i mieć przekonujące uzasadnienie w okolicznościach danej sprawy.

Dodatkowo, w wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 20 lutego 2014 r. (sygn. akt III AUa 1110/13) podkreślono, że działalność socjalna pracodawcy może obejmować organizowanie imprez integracyjnych, takich jak wycieczki czy spotkania, które są skierowane do wszystkich pracowników. Taki przejaw aktywności zakładu stanowi rodzaj rekreacji czy wypoczynku, a więc mieści się w pojęciu działalności socjalnej pracodawcy określonej w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS. Zdaniem sądu trudno byłoby przyjąć, aby tego rodzaju świadczenie było uzależnione od kryterium socjalnego, zaprzeczałoby to bowiem istocie tego świadczenia.

Warto również zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08), w którym stwierdza się, że art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS dotyczący przyznawania ulgowych usług i świadczeń nie odnosi się do całości działalności socjalnej. W konsekwencji, regulamin ZFŚS może przewidywać wydatkowanie środków na cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustalać zasady korzystania z tych świadczeń w oparciu o powszechną dostępność.

Z analizy najnowszych orzeczeń sądowych wynika więc, że pracodawcy mają możliwość organizacji Wigilii zakładowych finansowanych ze środków ZFŚS, ale pod pewnymi warunkami. Takie spotkanie będzie mogło być sfinansowane ze środków ZFŚS, jeśli pracodawca potraktuje je jako wydarzenie kulturalno-rekreacyjne, czyli zostanie ono np. połączone z koncertem, przedstawieniem teatralnym czy też inną tego typu atrakcją kulturalną lub rekreacyjną. Kluczowe jest przy tym, aby takie działania były zgodne z definicją działalności socjalnej zawartą w art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS, a także dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników. Istotne jest również, aby regulamin ZFŚS uwzględniał takie inicjatywy.