KSeF coraz bliżej. To wciąż wielka niewiadoma dla przedsiębiorców. Co się zmienia dla Polaków?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która ma całkowicie zmienić sposób dokumentowania sprzedaży. System e-Faktur wprowadza jednolity standard faktur elektronicznych i odchodzi od papieru oraz plików PDF. KSeF oznacza, że w przyszłości tylko faktura wystawiona w tym systemie będzie uznawana za prawnie skuteczną formę dokumentu sprzedaży.

Krajowy System e-Faktur. Jak działa KSeF i czym jest faktura ustrukturyzowana?

KSeF opiera się na fakturach ustrukturyzowanych zapisanych w formacie XML. Ich budowa wynika ze wzoru e-Faktury opublikowanego w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Dokument zawiera nie tylko podstawowe dane stron transakcji, ale również informacje o rodzaju faktury, procedurach VAT, kodach GTU czy walucie.

Skarbówka tuż przed świętami rozesłała pisma do 3 mln Polaków. "Ktoś lubi żarty"

Każda faktura przesłana do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. To on potwierdza jej istnienie w systemie i moment wystawienia. Dokumenty będą przechowywane centralnie przez 10 lat, co oznacza koniec obowiązku samodzielnego archiwizowania faktur przez przedsiębiorców.

Wystawianie i odbieranie faktur w KSeF. Jak to będzie działać?

Firmy mogą korzystać z KSeF bezpośrednio po zalogowaniu do systemu lub poprzez integrację z własnym oprogramowaniem księgowym. W przypadku ręcznego trybu fakturę wystawia się w aplikacji udostępnionej przez administrację skarbową, a dokument trafia do obiegu po pozytywnej weryfikacji.

Przy większej skali działalności kluczowa staje się integracja z systemami ERP. Faktura wygenerowana w firmowym systemie automatycznie trafia do KSeF, a numer identyfikacyjny wraca do księgowości. Faktury zakupowe można pobierać bezpośrednio do elektronicznego obiegu dokumentów, co skraca proces rozliczeń i ogranicza błędy.

Głównym celem KSeF jest centralizacja fakturowania i poprawa przejrzystości transakcji gospodarczych. System ma gwarantować autentyczność dokumentów oraz ich integralność od momentu wystawienia. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, KSeF ma także ułatwić przedsiębiorcom dostęp do faktur i usprawnić kontakt z administracją.

Ile naprawdę trwa wdrożenie KSeF? Scenariusze dla przedsiębiorstw

Do kluczowych zadań Krajowego Systemu e-Faktur należą:

• analiza poprawności danych zawartych w fakturach,
• stały dostęp do dokumentów dla podatników,
• jednolita identyfikacja faktur w obrocie,
• ograniczenie skali nadużyć podatkowych.

KSeF — kto będzie objęty obowiązkiem korzystania?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce, w tym transakcje między przedsiębiorcami oraz na rzecz podmiotów publicznych. Systemem zostaną objęci zarówno czynni podatnicy VAT, jak i przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia.

Ustawodawca przewidział jednak wyjątki. Z KSeF nie będą korzystać m.in. podatnicy bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz faktury wystawiane na rzecz konsumentów. "Zakres wyłączeń ma uwzględniać realne możliwości techniczne i organizacyjne podatników" — wskazuje resort finansów.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy i co zyskają firmy?

Pierwotnie KSeF miał wejść w życie 1 lipca 2024 r., jednak termin ten przesunięto z powodu problemów technicznych. Obecnie wiadomo, że KSeF będzie obowiązywać etapami. Od 1 lutego 2026 r. nowe prawo wejdzie dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), a od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych.

Dodatkowo, jak podaje gov.pl, "do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system".

Dla przedsiębiorców korzystanie z KSeF ma oznaczać konkretne korzyści:

• szybszy zwrot VAT, nawet w 40 dni (zamiast 60, jak jest obecnie),
• brak obowiązku przekazywania JPK_FA,
• łatwiejsze korygowanie faktur,
• ujednolicenie procesu fakturowania,
• stały dostęp do faktur przez 10 lat,
• brak konieczności archiwizacji dokumentów.

Krajowy System e-Faktur ma stać się jednym z kluczowych narzędzi cyfryzacji podatków w Polsce i znacząco zmienić sposób rozliczeń firm.

Źródło: gov.pl / prawo.pl / altab.pl